Začínali jste „v garáži“ s tabulkami v Excelu a dnes máte dvacet zaměstnanců, kteří se v nich nevyznají? Gratulujeme, máte typický problém rostoucí firmy. Excel je skvělý na začátek, ale když podnikání roste, nestačí. A rozhodně není dostačující na účetnictví, sklady nebo mzdy.
Proč Excel není řešení (i když se tváří, že je)
Excel (a stejně tak i ostatní tabulkové procesory) je jako švýcarský nůž – na všechno trochu, na nic pořádně. Dokáže sice počítat, ukládat data i dělat grafy… Jenže když potřebujete propojit účetnictví se skladem a objednávkami, začíná peklo. Kopírování dat sem a zase zpátky, chyby při přepisu a nekonečné hledání toho správného souboru.
V klasickém Excelu může navíc provádět editace pouze jeden člověk. Když pak účetní potřebuje čísla ze skladu, musí čekat, až skladník dokončí inventuru. A co teprve, když někdo omylem smaže důležitou tabulku?
Co dokáže pořádný firemní systém?
Podnikový informační systém není jen sofistikovanější Excel. Je to mozek firmy, který propojuje všechny procesy dohromady. Objednávka od zákazníka automaticky změní stav skladu, vygeneruje fakturu a pošle data do účetnictví.
V praxi to znamená následující: žádné zdvojování práce či chyby při přepisování. Každý má aktuální data ve svém modulu a celý systém funguje jako jeden organismus. Skladník vidí, co je objednané, účetní má faktury připravené a vy máte přehled o všem.
Účetnictví, které vás neirituje
Dělat v současné době účetnictví manuálně? To je jako psát dopisy místo emailů. Moderní účetní program automaticky páruje faktury s platbami, hlídá termíny DPH a připravuje podklady pro daňové přiznání.
Místo nekonečných peripetií s kalkulačkou máte výsledek za pár kliků. A co je nejdůležitější – data jsou propojená s ostatními moduly. Když naskladníte zboží, účetnictví o tom automaticky ví.
Když jeden systém řídí celou firmu
Představte si, že objednávka od zákazníka projde celým procesem bez jediného ručního zásahu. Zákazník si objedná, systém provede kontrolu skladu, vygeneruje se dodací list, pošle zboží, vystaví se faktura – a tržba se zapíše do účetnictví.
A vy můžete sledovat průběh celého procesu v reálném čase. Víte, kde jsou tzv. úzká místa, které produkty se prodávají nejlépe a jak si stojíte finančně. Konečně řídíte firmu podle dat, ne podle pocitů.
Proč firmy pořízení systému odkládají?
„Je to drahé, komplexní a my máme zaběhnuté procesy.“ Klasické výmluvy, které slyší každý dodavatel informačních systémů. Jenže náklady na neefektivitu často převyšují cenu celého systému.
Zeptejte se sami sebe, kolik hodin měsíčně strávíte hledáním dat, přepisováním čísel a opravováním chyb? Spočítejte si to a možná zjistíte, že systém se zaplatí za mnohem kratší dobu, než jste si doposud mysleli.
